Documentos Contábeis
Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data, em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos de cada empresa .

Os principais documentos contábeis são:

• Água;
• Aluguéis;
• Extratos bancários;
• Duplicatas pagas;
• Comprovantes de despesas/custos;
• Cópias de cheques;
• Comprovantes de débitos/créditos bancários;
• Outros documentos contabilizados;
• Notas de compra/serviços;
• Notas de vendas/serviços;
• Luz;
• Telefone.

Prazos para guardar documentos: A legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.).

Outras Recomendações

Documentos Básicos de Contabilidade (mais comuns):

• Cópia do comprovante de pagamento de Impostos;
• Notas Fiscais de Aquisição de Material de uso permanente (é necessário identificar no documento que é imobilização);
• NF/ECF/Recibos de Despesas;
• NF/ ECF/Recibos de outros tipos de operações financeiras;
• Cópia do comprovante de pagamento de Salários e adiantamentos;
• Informação ou Boletim de ocorrência de perda/roubo de material/maquinas/veículos;
• Relação de controle de recebimento dos Clientes (quando a cobrança exige).

Se trabalha com bancos

• Cópia ou Extrato das contas correntes / outras contas bancárias;
• Cópia ou Extrato/Resumo das aplicações e rendimentos de aplicações;
• Cópia ou Extrato das movimentações com cartão de crédito;
• Cópia ou Extrato da Cobrança bancária.

Empresa prestadora de serviços

• Notas fiscais de serviço.

Empresa com mercadorias

• Pagamento de fornecedores;
• Controle de estoque [ ] mensal [ x ] anual;
• Movimento Fiscal (notas fiscais de compra / venda / outras).

Nesta lista não estão esgotados todos os documentos, mas aqueles mais comuns. Convém lembrar de remeter a informação ou cópia de todo material relevante às informações contábeis e financeiras.

A qualidade e a veracidade das informações está limitada à documentação para nós enviada. Isto é, uma empresa que consegue comprovantes de tudo (tudo mesmo) que paga, e remete as informações das operações financeiras de forma clara e completa, terá automaticamente na contabilidade um controle destes pagamentos, terá informações sobre evolução dos saldos das contas, qual despesa/custo ‘pesou’ mais em determinado período, informação sobre distorções financeiras, qual a participação das despesas, entre outros.

Ao mesmo tempo, se a empresa não remete todos os documentos para a Rimax, ou estes não refletem a realidade da empresa, a contabilidade servirá apenas como instrumento legal, ou meramente fiscal, não originando muitos dados/informações para auto-controle, crítica ou avaliação.

Empresas que não tem funcionários, operadas apenas pelos sócios, muitas vezes tem mais dificuldades de guardar/enviar Notas Fiscais de despesas, aquisições, etc… É comum esquecer de pegar/guardar a Nota Fiscal/Recibo/Comprovante de Pagamento. E em outros casos, quando o(s) sócio(s) afirma(m) não ter separação entre pessoa física e jurídica, é aconselhável pensar o que se gasta/paga para trabalhar (luz, aluguel, material de escritório, suprimentos de informática, gasolina, estacionamento, almoço, jornal/revistas, associações e sindicatos, manutenção de máquinas e ferramentas, brindes p/clientes, …) e criar uma rotina de pedir notas fiscais.

Guardar Notas Fiscais do Imobilizado (Ativo Permanente = Bens duráveis ou semi-duráveis) que são utilizados no processo de trabalho (móveis, utensílios, máquinas, ferramentas, veículos, patentes, softwares), ou que constituam o próprio local (imóveis, instalações) seja serviço ou mercadoria, seja em casa ou sede da empresa. Muitas vezes a empresa não imobiliza os bens na contabilidade e ao mesmo tempo aparece um saldo de caixa alto no balancete. Também é importante para casos de transporte de máquinas/outros, quando a empresa não tem nota de mercadoria ou transporte.

Ainda do Imobilizado, remeter cópia de documentos de transferência de Veículos, para que seja feito o lançamento de compra e venda do automóvel, lembrando que a venda de veículos acima de R$ 28.000,00 (ano 2007) deve ser feita com certidões negativas da empresa. Convém nestes casos, salvo empresas 100% em dia, não fazer a compra em nome da empresa.

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