Documentos Contábeis
Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data, em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos de cada empresa .

Os principais documentos contábeis são:

• Água;
• Aluguéis;
• Extratos bancários;
• Duplicatas pagas;
• Comprovantes de despesas/custos;
• Cópias de cheques;
• Comprovantes de débitos/créditos bancários;
• Outros documentos contabilizados;
• Notas de compra/serviços;
• Notas de vendas/serviços;
• Luz;
• Telefone.

Prazos para guardar documentos: A legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.).

Outras Recomendações

Documentos Básicos de Contabilidade (mais comuns):

• Cópia do comprovante de pagamento de Impostos;
• Notas Fiscais de Aquisição de Material de uso permanente (é necessário identificar no documento que é imobilização);
• NF/ECF/Recibos de Despesas;
• NF/ ECF/Recibos de outros tipos de operações financeiras;
• Cópia do comprovante de pagamento de Salários e adiantamentos;
• Informação ou Boletim de ocorrência de perda/roubo de material/maquinas/veículos;
• Relação de controle de recebimento dos Clientes (quando a cobrança exige).

Se trabalha com bancos

• Cópia ou Extrato das contas correntes / outras contas bancárias;
• Cópia ou Extrato/Resumo das aplicações e rendimentos de aplicações;
• Cópia ou Extrato das movimentações com cartão de crédito;
• Cópia ou Extrato da Cobrança bancária.

Empresa prestadora de serviços

• Notas fiscais de serviço.

Empresa com mercadorias

• Pagamento de fornecedores;
• Controle de estoque [ ] mensal [ x ] anual;
• Movimento Fiscal (notas fiscais de compra / venda / outras).

Nesta lista não estão esgotados todos os documentos, mas aqueles mais comuns. Convém lembrar de remeter a informação ou cópia de todo material relevante às informações contábeis e financeiras.

A qualidade e a veracidade das informações está limitada à documentação para nós enviada. Isto é, uma empresa que consegue comprovantes de tudo (tudo mesmo) que paga, e remete as informações das operações financeiras de forma clara e completa, terá automaticamente na contabilidade um controle destes pagamentos, terá informações sobre evolução dos saldos das contas, qual despesa/custo ‘pesou’ mais em determinado período, informação sobre distorções financeiras, qual a participação das despesas, entre outros.

Ao mesmo tempo, se a empresa não remete todos os documentos para a Rimax, ou estes não refletem a realidade da empresa, a contabilidade servirá apenas como instrumento legal, ou meramente fiscal, não originando muitos dados/informações para auto-controle, crítica ou avaliação.

Empresas que não tem funcionários, operadas apenas pelos sócios, muitas vezes tem mais dificuldades de guardar/enviar Notas Fiscais de despesas, aquisições, etc… É comum esquecer de pegar/guardar a Nota Fiscal/Recibo/Comprovante de Pagamento. E em outros casos, quando o(s) sócio(s) afirma(m) não ter separação entre pessoa física e jurídica, é aconselhável pensar o que se gasta/paga para trabalhar (luz, aluguel, material de escritório, suprimentos de informática, gasolina, estacionamento, almoço, jornal/revistas, associações e sindicatos, manutenção de máquinas e ferramentas, brindes p/clientes, …) e criar uma rotina de pedir notas fiscais.

Guardar Notas Fiscais do Imobilizado (Ativo Permanente = Bens duráveis ou semi-duráveis) que são utilizados no processo de trabalho (móveis, utensílios, máquinas, ferramentas, veículos, patentes, softwares), ou que constituam o próprio local (imóveis, instalações) seja serviço ou mercadoria, seja em casa ou sede da empresa. Muitas vezes a empresa não imobiliza os bens na contabilidade e ao mesmo tempo aparece um saldo de caixa alto no balancete. Também é importante para casos de transporte de máquinas/outros, quando a empresa não tem nota de mercadoria ou transporte.

Ainda do Imobilizado, remeter cópia de documentos de transferência de Veículos, para que seja feito o lançamento de compra e venda do automóvel, lembrando que a venda de veículos acima de R$ 28.000,00 (ano 2007) deve ser feita com certidões negativas da empresa. Convém nestes casos, salvo empresas 100% em dia, não fazer a compra em nome da empresa.

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Esse trabalho pretende facilitar o entendimento de todos, principalmente do empresário que imagina as microempresas isentas de qualquer obrigação.

Não da experiência de outros colegas de profissão, mas muitas vezes, o cliente mais difícil é aquele que se julga quase imune a todas as obrigações e, portanto, administra sua documentação à sua conveniência, sem facilitar ao mínimo o trabalho do contador.

Dada a freqüência dessas situações, editamos um livreto que lista e explica as obrigações básicas exigidas da maioria das empresas, os quais nós, contadores, por conseqüência, devemos atender.

Grande parcela desses 56 itens não se refere a impostos, mas a obrigações acessórias, como declarações e livros fiscais, portanto, desconhecidos da maioria que devem ser entregues periodicamente e podem ou não ter sido fiscalizados durante um certo período.

Vale comentar que o tempo deixou de ser aliado, pois a maioria das obrigações é processada eletronicamente. Isso facilita o trabalho das autoridades que, hoje em dia, fiscalizam as exceções identificadas pelo controle eletrônico, a famosa malha fina.

É importantíssimo ressaltar que grande parte desses itens serão necessários para o encerramento da empresa e respectivas baixas nos órgãos competentes. Portanto, sua elaboração e guarda se fazem imprescindíveis mesmo com a empresa inativa. Alguns deles, como os relativos às áreas trabalhista e previdenciária, devem ser mantidos quase eternamente.

Quadro Sinótico de Obrigações das Pessoas Jurídicas e Equiparadas:
1. Estatuto ou Contrato Social
2. Contabilidade
3. Balanço
4. Livro Diário
5. Livro Razão
6. Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda das Pessoas Físicas
7. DIRF
8. Imposto de Renda Retido na Fonte
9. Livro de Inspeção do Trabalho
10. Livro de Registro de Empregados
11. Folha de Pagamentos
12. GPS
13. GFIP
14. GRFP
15. CAGED
16. Rais
17. Contribuição Sindical
18. Contribuição Confederativa
19. Contribuição Assistencial
20. Contribuição Associativa
21. NR-7
22. NR-9
23. Informes de Rendimentos das Pessoas Físicas
24. Informes de Rendimentos das Pessoas Jurídicas
25. DIPJ
26. Lalur
27. Imposto de Renda – PJ
28. CSLL
29. PIS sobre o Faturamento
30. PIS sobre a Folha de Pagamento
31. Cofins
32. DCTF
33. Simples Federal
34. Rubrica no Balanço
35. DIPI
36. Livro de Registro de Apuração do IPI
37. Livro de Registro de Entradas (IPI)
38. Livro de Registro de Saídas (IPI)
39. Livro de Registro e Controle da Produção e do Estoque
40. IPI
41. Guia de Apuração Mensal
42. Livro de Apuração do ICMS
43. Livro de Registro de Entradas(ICMS)
44. Livro de Registro de Saídas (ICMS)
45. ICMS
46. ICMS em Substituição Tributária
47. Guia de Apuração Anual – Simples Paulista
48. Livro de Registro de Inventário
49. Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (estadual)
50. Livro Modelo 6
51. Livro de Registro Modelos 51 e 53
52. Livro Termo de Ocorrência
53. ISS
54. Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (municipal)
55. ISS Simples
56. Livro Caixa

Fonte: Guia do usuário dos serviços prestados pelos contabilistas. CRC-SP

Pequenas e médias empresas terão que divulgar balanço ao mercado de crédito e investimento
A partir deste ano, as pequenas e médias empresas terão que obrigatoriamente divulgar para o mercado de crédito e investimento o balanço patrimonial e a situação real da empresa. A medida decorre da aplicação das Normas Internacionais de Contabilidade (IRFS) e tem o objetivo de tornar o processo de Balanço contábil mais transparente e passar informações confiáveis ao mercado. A medida irá aproximar investidores e pequenos e médios empresários.

Criada em 2001, no Brasil, a norma começou a ser aplicada em 2007 nas grandes empresas, companhias abertas e instituições financeiras e, neste ano, chegou à micro, médias e pequenas empresas que representam 99% das companhias brasileiras.

Segundo o presidente do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES), Luciano Coutinho, ao adotar o IRFS o pequeno empresário irá se adequar à sua própria realidade e à sua própria esfera de possibilidade econômica. A adoção dessas normas visa a apresentar boas empresas para o mercado de credores e passar confiança para os investidores. Além disso, facilitará ao empreendedor o acesso a capital.

A IRFS visa atrair investidores, estimular o crédito e a criar a possibilidade de Expansão dessas pequenas empresas para que elas contribuam para o setor econômico e de geração de emprego. Segundo o presidente do Conselho Federal dos Contadores (CFC), Juarez Dominguez, “a promoção da informação de qualidade e a transparência da demonstração financeira de uma empresa gera confiança aos investidores, e estimula o Desenvolvimento Econômico sustentável do país a longo e médio prazos”.

Responsabilidade dos sócios pelas obrigações tributárias da empresa. A história antiga, a despeito de alguns relatos esporádicos, não é suficiente detalhada sobre aspectos e costumes tributários dos povos
A história antiga, a despeito de alguns relatos esporádicos, não é suficiente detalhada sobre aspectos e costumes tributários dos povos, porém, até onde chegar as informações, e particularmente a partir do que se conhece sobre a experiência de judeus, gregos e, de forma mais completa, dos romanos, constata-se uma relação tensa, em que os interesses contrastantes acabam por gerar uma superestrutura de princípios, normas e limitações que formam o arcabouço do direito tributário contemporâneo. Verifica-se, assim, que não importa o grau de desenvolvimento econômico ou cultural dos povos, o objetivo de pagar sempre menos impostos é uma constante na sociedade, ainda mais quando se sabe que nem sempre os tributos são destinados às necessidades do Estado, mas apenas aos interesses privados dos detentores do poder, mesmo que se rotulem tais interesses de interesses públicos. Desta forma, portanto, o ato de pagar impostos nunca foi simpático ao contribuinte, particularmente os injustos e os iníquos, vez que este ato é tido como norma de rejeição social.

Assim é que, no que tange às dívidas fiscais das empresas, o fisco muitas das vezes, com o intuito de exigir o tributo a qualquer preço, desrespeitam as normas jurídicas, exercendo ilegalmente sobre os sócios, excessiva pressão ameaçando tomar-lhe os bens pessoais. Neste caso, ao revés do que pretende o fisco, a legislação tributária possui regras específicas, que delineiam de forma objetiva a responsabilidade dos sócios pelos débitos fiscais da sociedade de que faz parte. Assim, de acordo com ordenamento jurídico-tributário, os sócios (administradores, diretores ou representantes da pessoa jurídica), são responsáveis, por substituição, pelos créditos correspondentes às obrigações tributárias da empresa, somente nas hipóteses de prática de ato ou fato eivado de excesso de poderes ou com infração de lei, contrato social ou estatutos, na forma do que está estabelecido no art. 135, III, do CTN. Com efeito, nas sociedades empresariais, é o patrimônio social que responde sempre e integralmente pelas dívidas sociais, e não o patrimônio pessoal do sócio-administrador. Nesse contexto, portanto, a imputação de responsabilidade ao sócio por dívidas da sociedade, é sempre subsidiária, sujeita à incontestável verificação de que este usou a pessoa jurídica em proveito de interesse pessoal seu ou de terceiros, causando prejuízo àquela e aos seus credores. De conseguinte, para que a responsabilidade se desloque do contribuinte (empresa) para o terceiro (sócio), é preciso que o ato por este praticado escape totalmente das atribuições de gestão ou administração, o que freqüentemente ocorre em situações nas quais a pessoa jurídica é vítima de ilicitude praticada pelo sócio-administrador.

Demais, o não recolhimento de tributo, por si só, não constitui infração à lei, suficiente a ensejar a responsabilidade solidária dos sócios. Sendo assim, quando a empresa deixa de recolher o tributo na data do respectivo vencimento, a impontualidade ou a inadimplência é da pessoa jurídica, e não do sócio. Desta forma, quem está obrigada a recolher os tributos devidos pela empresa é a pessoa jurídica; e, não obstante ela atue por intermédio do seu sócio, administrador ou diretor, a obrigação tributária é daquela, e não deste. Ressalte-se, portanto, que o ponto central para que ocorra a responsabilização dos sócios pelas obrigações tributárias da empresa, é que haja comprovação de infração à lei praticada pelo sócio/dirigente. Quer dizer, se inexistir esse ato irregular, não caberá a invocação do preceito em tela. Em conclusão, podemos afirmar, finalmente, que os bens dos sócios da pessoa jurídica empresarial não respondem, em caráter solidário, pelas dívidas fiscais assumidas pela sociedade, tendo em vista que a responsabilidade tributária imposta aos sócios, administrador, diretor ou equivalente somente se aplica quando há infração à lei, ao contrato social ou de estatuto, plena e cabalmente provado consoante o estabelecido no art. 135 do CTN.

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